Aprire un sito di e-commerce: cosa devi sapere?

La vendita online attraverso si sistemi informatici o piattaforme informatiche comunemente chiamate marketplace o e-commerce è ormai una realtà con numeri di crescita esponenziali. Abbiamo sempre affermato che è il futuro delle vendite e dei rapporti commerciali sia in termini di B2B (Business to Business, cioè rapporti commerciali tra imprese) che in termini di B2C (Business to Consumer cioè tra venditore e consumatore finale).

Abbiamo sempre posto l’attenzione su quelli che sono gli obblighi di legge in materia ma considerando lo sviluppo anche convulso e fastidiosamente disordinato del mercato dei marketplace, il legislatore pone continuamente paletti normativi che regolano questo genere di attività spesso per regolare ma a volte non sempre in maniera lineare e corretta a nostro parere. Ma la legge è legge e non ammette ignoranza e quindi tocca fare di necessità virtù e seguire le direttive del legislatore sia esso nazionale o europeo o nel caso specifico entrambi.

Vero è che nonostante non vi siano sempre finanziamenti ed incentivi per aprire un sito di e-commerce (non del tutto vero, chiedeteci lumi in materia, noi sappiamo come) le imprese italiane, rimanendo in Italia, continuano ad investire cifre anche considerevoli per aprire il proprio negozio online. Purtroppo e dobbiamo sottolinearlo, spesso con grandi rovesci economici e insuccessi per via di una diffusa convinzione che quello che è online funziona e non necessita di finanziamenti in materia di comunicazione e marketing. Ma spesso anche perché i difetti del medio imprenditore più spesso artigiano vengono riversati sul processo di digitalizzazione dell’impresa e le stesse dinamiche poi si ripercuotono sul successo o insuccesso del processo digitale, ma questa è un altro paio di maniche.

Certo invece è che l’e-commerce non è un gioco, non è nemmeno una cosa che si può affrontare con una sola mano e men che meno si può agire con incoscienza, non più, oggi. Oggi esistono regole, queste regole vanno rispettate e sono complesse. Il 90% dei siti di e-commerce che noi abbiamo analizzato, sono fuori norma e prima o poi, già adesso in realtà, il legislatore inizierà a richiamare i venditori online all’ordine e saranno dolori (lo sono già).

Apriamo un negozio di vendita online. Cosa dobbiamo fare?

Premesso che l’apertura di un negozio online ha le stesse dinamiche e necessità di un negozio fisico, dal punto di vista fiscale, perché è l’argomento che vogliamo trattare qua le cose sono leggermente differenti (non tanto in verità). Le procedure sono due a seconda se si vuole aprire una attività ex novo dedicata alla vendita online oppure se si possiede già una partita iva e/o una ditta e si vuole aprire un ramo d’azienda dedicato alla vendita online dei propri prodotti e/o servizi.

Apertura di una società ex novo

Beh, qui le cose sono abbastanza lineari e ben conosciute da chi ha già avuto modo di aprire una Partita IVA. Non mi soffermo quindi su tutti i punti perché è materia di competenza di un commercialista. Basti dire che i punti importanti sono questi:

  1. Apertura di una partita IVA
  2. Segnalazione certificata di inizio attività (Scia), indicante il settore merceologico di vendita e l’attestazione di possesso dei requisiti morali e professionali, da depositare presso lo Sportello unico per le attività produttive (Suap) del Comune fiscale di appartenenza;
  3. Iscrizione nel Registro delle imprese;
  4. Adempimenti di natura previdenziale (Inps) agli adempimenti di natura assicurativa (Inail).
  5. Iscrizione ad Albi etc…
  6. Richiesta all’Agenzia delle entrate l’attribuzione del codice Atecofin 47.91.10, che identifica il “Commercio al dettaglio di qualsiasi tipo di prodotti effettuato via internet” e, nella medesima modulistica, specificare l’Internet service provider (Isp) di riferimento, un indirizzo di posta elettronica, i recapiti telefonici e l’URL dedicato alla vendita online, classificato come proprio se la vendita si svolge su un sito web di proprietà, oppure classificato come ospitante se la vendita si svolge su marketplace come Amazon o eBay.
  7. Nel caso in cui l’e-commerce dovesse rivolgersi anche a Paesi oltre confine dell’Unione Europea (e non avrebbe senso il contrario) occorre l’obbligo di iscrizione alla Vat information exchange system (Vies). Facciamo comunque notare che la richiesta di iscrizione alla banca dati Vies può avvenire contestualmente alla richiesta di attribuzione della partita IVA, indicando gli estremi dell’ipotetico volume d’affari nel mercato intracomunitario.

Nota per i miei colleghi e per le webagency: è compito della webagency verificare che tutti le pratiche di cui sopra siano state regolarmente espletate. Il venditore deve mettere a disposizione della Webagency la documentazione presentata alle autorità competenti altrimenti l’agenzia può rispondere in solido delle frodi e/o delle sanzioni amministrative che possono essere comminate in caso di non regolarizzazione della posizione del venditore nei confronti del Fisco e degli Enti competenti. In sostanza, non è sufficiente una semplice dichiarazione da parte del venditore all’agenzia ma occorre che la dichiarazione sia circostanziata e dimostri che l’agenzia ha fatto di tutto per informare il venditore sugli obblighi di legge. E su questo ci sarebbe da aprire un capitolo a parte!

Apertura di un ramo d’azienda

Qui sostanzialmente il processo è meno complesso ma comunque i passaggi sono i seguenti:

  1. Comunicare alla Camera di commercio lo svolgimento dell’ulteriore attività di vendita al dettaglio per corrispondenza e presentare la Scia.
  2. Richiesta all’Agenzia delle entrate l’attribuzione del codice Atecofin 47.91.10, che identifica il “Commercio al dettaglio di qualsiasi tipo di prodotti effettuato via internet” e, nella medesima modulistica, specificare l’Internet service provider (Isp) di riferimento, un indirizzo di posta elettronica, i recapiti telefonici e l’URL dedicato alla vendita online, classificato come proprio se la vendita si svolge su un sito web di proprietà, oppure classificato come ospitante se la vendita si svolge su marketplace come Amazon o eBay.
  3. Nel caso in cui l’e-commerce dovesse rivolgersi anche a Paesi oltre confine dell’Unione Europea (e non avrebbe senso il contrario) occorre l’obbligo di iscrizione alla Vat information exchange system (Vies). Facciamo comunque notare che la richiesta di iscrizione alla banca dati Vies può avvenire contestualmente alla richiesta di attribuzione della partita IVA, indicando gli estremi dell’ipotetico volume d’affari nel mercato intracomunitario.

Ok. Fin qui tutto ok. Ma poi? A quali norme occorre fare riferimento? Cosa occorre tenere ancora in considerazione? Dopo che il sito di e-commerce è sui blocchi di partenza, che succede?

Passaggio da ricordare! Il registro dei corrispettivi!

Occorre tenere un registro dei corrispettivi dove vanno segnati gli incassi GIORNALIERI

Obblighi di pubblicazione.

Sul sito di e-commerce occorre pubblicare obbligatoriamentei dati aziendali quali:

  • Ragione sociale
  • Indirizzo fisico dell’attività e nel caso, sede legale e sede operativa se sono indirizzi differenti
  • Numero e data di iscrizione al Registro delle Imprese
  • Partita IVA
  • Indirizzo di posta elettronica
  • Telefono
  • PEC
  • Nel caso di società di capitali, il capitale sociale e quanto di questo è stato versato
  • Nel caso di società di capitali a socio unico o SRL Unipersonale, il nome del socio e la sua partita IVA
  • Link alla Privacy Policy
  • Link alla Cookie Policy
  • Link ai termini di uso del sito di e-commerce
  • Link alle condizioni di vendita
  • Banner informativo sull’uso dei sistemi di tracciamento e Cookie rispettando le nuove norme sul diritto dell’utente alla cancellazione di ogni informazione personale dal sito, se e quando richiesto.

 

A quali norme deve fare riferimento un sito di e-commerce?

E qui le cose si complicano. Le norme a cui fare riferimento sono parecchie, di tipo nazionale, ed europee. Le norme vanno dal Codice Civile ai sistemi di regolamentazione della gestione dei dati sensibili (GDPR) europee e nazionali, alle norme fiscali e amministrative fino ai codici di condotta degli albi professionali se l’attività online richiede l’iscrizione in specifici albi e così via. Quello che è necessario sottolineare è che l’ignoranza su questi punti è non solo pericolosa me mette a rischio tutti coloro che vengono coinvolti nell’attività di vendita online. Senso di responsabilità, chiarezza, correttezza e soprattutto analisi in fase progettuale sono punti essenziali per il successo di un e-commerce. LA legge non ammette ignoranza e i trasgressori oggi vengono davvero severamente puniti.

Con questo non vogliamo dire che non bisogna “buttarsi” e che l’e-commerce è pericoloso di per sé, anzi! Diciamo solo che informarsi prima e applicare le conoscenze raccolte è sempre una cosa sana e giusta sia nel breve, che nel medio che nel lungo termine.

Ecco qui l’intero sistema normativo che occorre conoscere per essere in regola in tutto e per tutto.

  1. Decreto legislativo n.70 del 9 aprile 2003
    Nel recepire la direttiva Europea 2000/31/CE, il decreto legislativo ha voluto inquadrare e tenere in conto la possibilità di avviare una attività di e-commerce senza le necessarie autorizzazioni menzionate sopra considerando però i necessari requisiti professionali per specifiche attività perché è pur vero che la vendita a distanza o online può essere di topo professionale o occasionale. Per vendita occasione si intende un’attività commerciale non effettuata con regolarità ma occasionalmente, che non necessità la realizzazione di un sito e-commerce dedicato e che non presuppone la pubblicazione di un catalogo.
  2. Decreto legislativo n.21 del 21 febbraio 2014
    Il decreto legislativo n.21 del 21 febbraio 2014, nel recepire la direttiva europea 2011/83/UE, ha apportato importanti modifiche al Codice del consumo (Decreto legislativo n.206 del 6 settembre 2005). Il Codice del consumo è un testo molto complesso per il settore e-commerce, anche per le continue modifiche ed integrazioni a cui stato soggetto negli ultimi anni. Le norme aggiornate riconoscono al consumatore maggiori tutele per quanto riguarda:
    a) Il diritto di recesso e il diritto di ripensamento
    Il diritto di recesso può essere esercitato entro un periodo più lungo, passato da 10 a 14 giorni dalla ricezione della merce. Il diritto di ripensamento invece dà la possibilità al consumatore di restituire il bene anche se in parte deteriorato, in quanto responsabile solo della diminuzione del valore del bene custodito.
    b) I diritti del consumatore
    Il venditore è responsabile per qualsiasi difetto di conformità esistente al momento della consegna del prodotto e dovrà occuparsi del ripristino, senza spese, della conformità del prodotto mediante riparazione o sostituzione; della riduzione adeguata del prezzo; della risoluzione contrattuale qualora la riparazione, la sostituzione o la scontistica non fossero praticabili.
    c) La vendita telefonica
    Le vendite incassate via telefono necessitano, da parte dell’acquirente, di una conferma in forma cartacea o via e-mail e non solo con il semplice consenso telefonico.
    d) La trasparenza delle spese
    Il venditore è tenuto alla massima trasparenza per quanto riguarda tutte le eventuali spese che il consumatore potrebbe sostenere in caso di restituzione dei prodotti. Inoltre, il venditore non potrà imporre al consumatore costi superiori per pagamenti effettuati con carta di credito o bancomat. Questo punto evidenzia come il venditore ha degli obblighi informativi tassativi nei confronti del consumatore, anche su consegna beni e sulle spese di spedizione.
    Il Codice del consumo regolamenta anche tutte le pratiche commerciali scorrette, ingannevoli e aggressive.
  3. Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali
    A decorrere dal 25 maggio 2018 potrà essere applicato il General data protection regulation (Gdpr), ovvero la normativa che regolamenterà la legislazione europea in materia di privacy e protezione dei dati personali. Il nuovo regolamento avrà un impatto su tutte le tipologie di aziende, di piccole e grandi dimensioni, e non riguarderà solo l’e-commerce, anche se il settore semplifica le vendite a livello globale. Il GDPR impone l’obbligo per l’azienda di proteggere i dati personali e di garantire ai clienti di esercitare in tal senso i propri diritti. Fare attenzione che ciò ha valore indipendentemente se si ha un sito web o un sito di e-commerce.
  4. Regolamento europeo n.524/2013
    Il Regolamento europeo n.524 del 2013 ha introdotto un sistema di risoluzione online delle controversie, nazionali e internazionali, concernenti tutti i contratti di vendita stipulati tra venditori professionisti e consumatori. L’e-commerce ha l’obbligo di dare massima visibilità a questa procedura, citando il regolamento, nelle proprie condizioni di vendita.

E’ chiaro che questa vuole essere solo una infarinatura schematica di tutto un complesso sistema normativo che viene coinvolto se decidiamo di aprire una attività di vendita online. Ogni punto qui elencato andrebbe esplorato e verrebbero coinvolte professionalità diverse, fiscalisti, commercialisti e legali. Già solo il codice che interpreta e regola il diritto del consumatore è una materia decisamente complessa ma non può e non deve essere comunque ignorata, anzi.

Infine occorre segnalare un aspetto importante, quest’anno termina il geoblocking nell’Unione europea a seguito dell’approvata regolamentazione europea che vieta appunto questa pratica all’interno dei confini della UE. Sostanzialmente è oggi possibile fare acquisti online si siti di e-commerce di altri Paesei della UE mantenendo le tutele, le condizioni e le garanzie presenti nel proprio Paese salvaguardando quindi il luogo in cui è residente l’acquirente e non il venditore.