“L’assistente dell’assistente” già vive nell’Intelligenza Artificiale

Ci ho pensato parecchio in queste settimane in cui imperversa il dibattito su come l’avvento dell’Intelligenza Artificiale arriverà verosimilmente a sostituire la maggior parte delle occupazioni amministrative.

Confesso che mi sono anche preoccupata e ho immaginato la mia scrivania vuota e al mio posto due casse che amplificano la voce di una freddissima e fastidiosissima VA (Virtual Assistant) che risponde al nome di Alexa, Siri o Cortana che, instancabile, esegue i miei task in maniera impeccabile. Ansia.

Noi assistenti, complice un retaggio culturale che non considera l’evoluzione del ruolo e che ci vede ancora troppo spesso come le tradizionali segretarie Anni 50, con macchina da scrivere e occhialetti, pronte ad eseguire ordini in modalità input-output, a fare fotocopie e portare caffè, ci dimentichiamo troppo spesso di quello è il nostro vero valore in azienda.

Sembra evidente che l’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale potrà facilmente arrivare a sostituirci in maniera molto efficace ed efficiente per moltissimi aspetti, specialmente per quanto riguarda le funzioni organizzative ed amministrative.

Penso alla calendarizzazione degli appuntamenti, all’organizzazione di video call e meeting, alla prenotazione delle sale riunioni, all’organizzazione di un viaggio, a una prenotazione alberghiera o di una cena, alla redazione di un report, alla creazione di una presentazione efficace e a molto, molto altro.

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Va bene. Ma noi assistenti non siamo semplici braccia meccaniche, né semplici estensioni operative degli Executive.

Tutt’altro: siamo il loro supporto in tantissimi processi strategici ed organizzativi per l’impresa.

Siamo in grado di capire le attività prioritarie per i nostri capi e ne anticipiamo le esigenze.

Possiamo essere un efficace filtro, evitando di fare arrivare loro ogni singolo problema che si presenta in azienda. Eventualmente suggerendo una soluzione.

Agevoliamo i flussi di informazione, riportiamo comunicazioni dai vertici aziendali ai colleghi, e viceversa, in maniera organizzata.

Supportiamo e facilitiamo tutta una serie di processi.

Siamo solitamente persone proattive e, quindi, spesso siamo portatrici di nuove idee, più o meno innovative, per la nostra azienda.

E ancora: siamo spesso depositarie di informazioni confidenziali e diventiamo in molti casi fondamentali per dare feedback sinceri e disinteressati, pronte a erogare un suggerimento, quando richiesto.

C’è poi la nostra capacità di entrare in empatia con i colleghi e con i nostri responsabili e di intervenire, di conseguenza, in moltissime situazioni.

L’Intelligenza Artificiale non può arrivare a tanto. Non deve quindi essere necessariamente vista come una nemica o come nostra sostituta.

Anzi: potrebbe essere un’importante alleata nel nostro lavoro.

Invece di opporre resistenza, sarebbe importante trasformare quella che viene percepita come minaccia in ciò che invece potrebbe essere per noi una grande opportunità.

Prendiamo consapevolezza di questa trasformazione imparando a “dialogare” con l’AI, a padroneggiarne le funzioni che possono tornarci utili, studiando i tools che abbiamo a disposizione.

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Meno risorse per attività time consuming e di routine per accrescere efficienza ed efficacia

Un’integrazione smart dell’AI significherebbe moltiplicare la nostra efficacia ed efficienza.

Ci permetterebe di perdere meno tempo in attività time consuming e di routine, aiutando a concentrarci su temi di maggiore rilevanza per l’azienda e per i nostri responsabili.

Potremmo supportarli con un lavoro di qualità che richiede una maggiore attenzione al dettaglio, troppo spesso penalizzato dalla quantità delle mansioni da svolgere.

Per moltissimi aspetti, potremmo addirittura pensare all’AI come “l’assistente dell’assistente”, in supporto a noi, quindi in extrema ratio proprio ai nostri Executive…

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