La seconda puntata del nostro focus sul comunicare in modo efficace

Nella parte introduttiva dedicata alla comunicazione efficace abbiamo parlato di questo tema in generale, delineando alcune buone pratiche da seguire per ottenere il massimo. Nella prima parte di approfondimento abbiamo visto invece la regola n° 1 della comunicazione efficace: sforzarsi di essere il più possibile chiari, diretti e precisi nei confronti di chi ascolta o di chi legge. Oggi torniamo sull’argomento e proseguiamo questo nostro focus trattando nel dettaglio la seconda regola della comunicazione efficace: non dire chi sei, dì che cosa puoi fare. Una norma di buon senso che potremmo identificare con un singolo aggettivo: concretezza. Dare concretezza ai nostri discorsi o ai nostri scritti significa offrire al pubblico un messaggio ricco di contenuti utili, o nell’immediato o in un futuro ravvicinato. I famosi “vantaggi per te” (che cosa tu ci guadagni se mi ascolti o se continui a leggere) rappresentano per ovvie ragioni una leva di marketing potentissima, componente essenziale di una comunicazione vincente. Ecco i nostri suggerimenti per passare dalla teoria alla pratica.

Individua nella tua comunicazione i passaggi salienti

Una comunicazione, in forma parlata o scritta, non è mai qualcosa di lineare. Si può distinguere ad esempio con facilità una parte introduttiva, un corpo centrale e una conclusione. A loro volta queste sezioni, se necessario, vengono segmentate in sottosezioni, ciascuna con la sua lunghezza e ricchezza contenutistica. Secondo la tradizione latina, l’orazione prevedeva quattro parti differenti:

  1. exordium (esordio): ovvero tentativo di accattivarsi l’uditorio delectando e movendo con ornamenti
  2. narratio (esposizione): esposizione dei fatti, per docere l’uditorio, in ordine cronologico o con una introduzione ad effetto
  3. argumentatio (argomentazione): dimostrazione delle prove a sostegno della tesi (confirmatio) e confutazione degli argomenti avversari (refutatio)
  4. peroratio (epilogo): la conclusione del discorso, volta a smuovere al massimo l’uditorio sviluppando pathos

[tratto dalla pagina Retorica di Wikipedia]

È chiaro che una comunicazione così strutturata deve avere, per ciascuna parte, passaggi salienti in cui si ha l’occasione di condensare i concetti esposti. Questi passaggi saranno introdotti di volta in volta da congiunzioni coordinanti di tipo conclusivo: “quindi”, “pertanto”, “perciò”, “inoltre”, “allora”… Ammettiamo il caso di un discorso di presentazione di un nuovo immobile a potenziali investitori. In base a quanto detto, andremo a costruire la comunicazione con una panoramica, un approfondimento e una conclusione. In ogni parte cercheremo sempre di focalizzare spazi favorevoli per veicolare i vantaggi e dargli il massimo risalto, tema che vale la pena affrontare nel paragrafo successivo.

Trova i vantaggi ed evidenziali (anche con una battuta)

La nostra comunicazione è diretta, chiara e precisa, e ora inizia a essere anche strutturata. Lo step seguente consisterà nell’inserire i benefici essenziali per gli ascoltatori o i lettori. Nessuno si convincerà sentendosi ripetere che tu sei il migliore, che hai scritto un sacco di libri o che hai insegnato nelle migliori scuole. Infiocchettare la prosa con autocelebrazioni in serie lascia il tempo che trova e finirà presto per spegnere l’interesse del pubblico. Immagina invece l’efficacia di una comunicazione dove, al momento di massima tensione, ovvero quando le persone hanno aperto occhi e orecchie, ecco arrivare il vantaggio o i vantaggi a disposizione di tutti. È un po’ come quando giriamo per la città in cerca di un attrezzo per il bricolage e a un tratto, dal nulla, sbuca l’insegna della ferramenta. Così deve essere per noi comunicatori: la concretezza delle parole spese sarà tale nella misura in cui sapremo svelare IL beneficio, e lo faremo nell’istante esatto in cui esso avrà l’impatto sufficiente per imprimersi nella memoria e mantenersi vivo anche a distanza di giorni, a mente fredda, svanita l’emozione dell’incontro dal vivo o della lettura.

Tornando all’ipotesi del paragrafo precedente sulla presentazione di un immobile, dovremo essere in grado di “piazzare” i diversi vantaggi di un acquisto o dell’entrata nella partecipazione dell’impresa edile che si occuperà della costruzione. Tralasciamo di ricordare che siamo un agente immobiliare esperto, che lavoriamo da anni nel settore, che il nostro portfolio conta centinaia di clienti: tutti aspetti che, seppur reali, potremo usare al massimo come rafforzativi del discorso. Puntiamo invece sulla classe energetica (investimento di lungo termine, risparmio in bolletta), sulla rivalutazione del quartiere circostante, sulla disponibilità di parcheggio per l’auto, sulle tecniche costruttive antisismiche e via discorrendo. Dichiariamo a chiare lettere e senza indugi perché acquistare quell’immobile è un affare sicuro. E per convincere anche i più restii, utilizziamo all’occorrenza una battuta rassicurante, a dimostrazione che non abbiamo timori e anzi, superato il momento clou, ci concediamo il lusso di prenderci in giro. “Bene, ora che sapete tutto, non vi resta che preparare le valigie, al trasloco ci penserete quando avete finito di festeggiare”.

Variazioni sul tema: stile e struttura in base al contesto

Ciò che abbiamo visto in questo secondo approfondimento sulla comunicazione efficace resta valido in molteplici situazioni. Vero è che dovremo sempre fare attenzione al contesto e personalizzare il messaggio in base al pubblico. Se ci troviamo di fronte a un pubblico di mamme e dobbiamo presentare servizi per i figli, sarà bene sottoporre vantaggi verificabili e rimandare al web per ulteriori approfondimenti (il target mamme è fra i più attivi e attenti utilizzatori della rete), viceversa, se abbiamo a che fare con i papà, orientiamoci su scenari di competizione, successo, leadership, guadagno, toccando più il tasto dell’autostima che quello della sicurezza. Cerchiamo dunque di configurare il nostro pensiero e la nostra comunicazione a seconda dell’interlocutore che abbiamo di fronte, evitando così passi falsi e aumentando in misura esponenziale le chance di colpire nel segno. Nella prossima puntata scopriremo a tal proposito come mettersi nei panni dell’interlocutore, sfruttando a nostro favore il background e le preferenze che il nostro pubblico può avere, a volte senza nemmeno saperlo. Continuate a seguirci!